Inventário que vale alguma coisa

Todo mundo já viu inventário em que a folha vinha com o saldo impresso do lado. O resultado é conhecido: quem conta, olha, e escreve o que está impresso. O sistema sai do inventário com os mesmos números errados, agora com assinatura.

Contagem cega é o contrário: quem conta recebe a lista de produtos e o local, e mais nada. O saldo esperado só aparece na apuração, para quem tem permissão de aprovar.

Por que duas contagens

A primeira contagem acha a divergência. A segunda diz se a divergência é do estoque ou da contagem. Sem a segunda, todo erro de contagem vira ajuste de estoque — e ajuste de estoque errado é pior do que saldo errado, porque agora tem um documento dizendo que está certo.

Recontar só os itens que divergiram é suficiente e é rápido. Recontar tudo cansa a equipe e piora a segunda contagem.

Antes de congelar

• Termine as entradas de mercadoria pendentes. Nota recebida e não lançada aparece como falta.
• Feche as transferências em trânsito ou saiba que elas existem: a mercadoria está no caminhão, não no depósito.
• Separe fisicamente o que é avaria e o que é devolução de cliente ainda não lançada.
• Combine o horário. Inventário congelado com a loja vendendo gera divergência que ninguém consegue explicar depois.

Depois de aprovar

O ajuste entra como movimento de estoque, item a item, com o inventário como origem. Não é o saldo que é reescrito: é um lançamento que explica a diferença. Seis meses depois, quando alguém perguntar por que o saldo daquele produto mudou, a resposta está no extrato.

Saldo é projeção. O extrato de movimentos é a verdade — e é dele que o saldo se refaz.