Implantação em quatro semanas, sem parar de vender

A implantação que dá errado é sempre a mesma: liga tudo na segunda-feira, com cadastro importado sem revisão e saldo de estoque copiado do sistema antigo. Na quarta a equipe já está com uma planilha paralela, e a planilha nunca mais sai.

Semana 1 — cadastro

• Empresa, filiais, depósitos e usuários. Perfis montados por função, não por pessoa.
• Produtos com unidade, NCM e código de barras conferidos por amostragem — 30 itens revisados valem mais que 3.000 importados.
• Clientes e fornecedores com documento válido. Documento inválido no cadastro vira nota rejeitada depois.

Semana 2 — saldo inicial e preço

• Inventário completo, com contagem cega. É o único momento em que o saldo do sistema antigo não deve ser copiado.
• Custo de entrada por produto, para o CMV nascer certo desde a primeira venda.
• Tabelas de preço e condições de pagamento.
• Contas de dinheiro (caixa e bancos) com saldo de abertura conferido no extrato.

Semana 3 — operação assistida

Os dois sistemas rodam juntos. Tudo é lançado no novo; o antigo continua como conferência. No fim de cada dia, compare três números: faturamento, saldo de caixa e quantidade de itens vendidos de cinco produtos escolhidos.

Divergência nessa semana é barata. É para isso que a semana existe.

Semana 4 — corte

• Escolha uma data de virada e não deixe o sistema antigo receber lançamento novo.
• Mantenha o antigo em consulta por pelo menos seis meses. Ninguém vai olhar; e quem olhar, precisa.
• Feche o primeiro mês inteiro no sistema novo antes de mexer em qualquer parametrização.

Sistema antigo com acesso de escrita depois da virada é a garantia de que os dois vão ficar errados.